Protokoll från SWEA Paris årsstämma den 19 februari 2008.
Plats: Svenska Kyrkan, 9 rue Médéric, 75017 Paris

Mötets öppnande
Föreningens ordförande, Susanna Salzedo, öppnade mötet och hälsade samtliga välkomna.

Fråga om mötets behöriga utlysande
Stämman förklarade årsmötet behörigen utlyst.

Val av ordförande
Till ordförande valdes Susanna Salzedo

Val av sekreterare
Till sekreterare valdes Kerstin Karlsson

Val av justeringsman
Till justeringsman valdes Lotta Höglund

Godkännande av årsmötesprotokoll 2007
Stämman beslutade att godkänna protokollet.

Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkändes.

Bokslut och revisionsberättelse
Föreningens skattmästare, Pia Nordström, redogjorde för 2007 års bokslut, vilket visar ett positivt resultat på 872 €. Pia förklarade att de stora fordringar som föreningen har beror på ännu ej betalda annonser i tidningen. Hon nämnde också att det finns ett allt för stort lager av de korrespondenskort, vilka är föreningens produkt, och uppmanar alla att försöka hjälpa till att sälja dessa vid SWEA evenemang men även privat. Angående föreningens kostnader påminde Pia om att tidningen fortfarande går med förlust, och att en extra kostnad av1500 € utgått för att få tidningens lay-out utförd, men att förra årets stämma givit styrelsen godkännande på att fortsätta göra tidningen av samma utförande och kostnad. Evenemang har ej gått med förlust, trots större satsningar under jubileumsåret. Pia berättade också att den fortsatta satsningen med att ge nya medlemmar nedsatt medlemsavgift det första året, 30 € istället för 53 €, fortsätter under detta år.
För första gången har föreningens skattmästare gjort en budget för kommande räkenskapsår, dvs 2008. Resultatet uppskattas bli negativt och Pia förklarade detta med att tidningen kommer att fortsätta att kosta mycket, samt att styrelsen vill dela ut ett stipendium på 3000 €. Detta stipendium skall vara inom musikens område och tillfalla någon som kan främja svensk kultur genom att under året genomföra ett musikaliskt arrangemang med hjälp av svenska kompositörer. Upprättandet av detta stipendium kommer att behöva godkännas av både regionen och SWEA international, vilket styrelsen undersöker. Pia berättade också att genom att föreningen har stora tillgångar i SICAV fonder är stipendiet ett bra sätt att minska dessa.
Styrelsen frågar om stämman godkänner att den arbetar på att upprätta detta engångsstipendium, och stämman beslutade att ge sitt godkännande.

Den upprättade budgeten för 2008 godkändes av stämman.

Efter denna genomgång begärde en medlem ordet och undrade:
Hur används den del av medlemsavgiften som betalas till SWEA international och vad gör man för att stödja avdelningar som har en svagare ekonomi?
SWEA internationals juridiska rådgivare Gita Paterson Carlen redogjorde i korthet för det världsomspännade nätverk som SWEA utgör och uppmanade alla att ta del av det utbud av möten som finns, för att på egen hand uppleva detta.
Efter detta läste förenings revisor, Aila Tejle, upp revisionsberättelsen, vilken godkändes av stämman.

Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen
Styrelsen beviljades ansvarsfrihet för 2007.

Fastställande av årsavgift för 2009
På styrelsens rekommendation fastställde stämman årsavgiften för 2009 oförändrad till 53 €.

Val av revisorer
Aila Tejle och Annika Stiernstedt omvaldes båda till att vara föreningens revisorer.

Val av styrelse
Till nya medlemmar av styrelsen valdes de av valberedningen föreslagna kandidaterna: Anneli Fall, Susanne Falk, Ann-Sofie Cleverstam-Wikström och Britt-Marie Green-Filhoulaud. Dessa valdes till en mandatperiod av två år. Följande styrelsemedlemmar omvaldes på ytterligare två år: Susanna Salzedo och Pia Nordström.
Till ordförande på ett år och tillika SWEA Paris representant i mellersta Europas regionstyrelse valdes Susanna Salzedo.
Till vice ordförande, skattmästare och som alternativ representant till SWEA Europas mellersta regionstyrelse valdes Pia Nordström också på ett år.
Till sekreterare på ett år valdes Ann-Sofie Cleverstam-Wikström

Val av valberedning
Till att ingå i valberedningen valdes följande på ett år: Anitra Delmas, Ann Winstanley och Christina Gourlaouen.

Val av festkommitté
Följande valdes att ingå i festkommittén: Ingmari Archambeaud, Pia Skeen, Kerstin Karlsson, Lotta Höglund, Hélène Mjörndal och Patrizia Carelli.

Inkomna motioner
Inga motioner hade inkommit.

Övriga frågor
En medlem påminde om att SWEA Paris hemsida blivit mycket bra, och stämman instämde i detta och tackade webmoster Christina Gourlaouen.
Pia Nordström berättade att den 25 mars kommer en f.d. chef för Canal +, Jean Paul Jaud att i SWEA Paris regi hålla föredrag på Svenska Klubben, och att alla övriga svenska institutioner kommer att bli inbjudna. Mer information om detta kommer via Internet snarast.
Susanna Salzedo föreslog att de Sweor som inte har tillgång till Internet, skaffar sig en fadder med uppkoppling, som kan informera dem om sista minuten information och påminnelser som går ut via nätet. Hon berättade också att programgruppen kommer med programinformation under mars månad, vilket sträcker sig fram till sommaren.

Dragning av lotteriet
Resebidraget på 500 € till ett region- eller världsmöte vanns av Elisabeth Hoas. Pengarna kan användas under 2008 eller 2009.

Avtackning av avgående styrelsemedlemmar
Maria Sanford och Margret Nelson, vilka avgår ur styrelsen, avtackades med blommor respektive en flaska vin.
Monica Jayes och Lena Coppens-Zell avtackades efter många och mycket uppskattade år i festkommittén och de fick också blommor.

Mötets avslutande
Susanna Salzedo förklarade mötet avslutat och tackade alla för det gångna året.

Vid protokollet:

Kerstin Karlsson, Mötessekreterare
Susannna Salzedo, Ordförande

Justeras: Lotta Höglund

-----------------
Protokoll från Årsstämma den 6 februari 2007 kl 19
Plats: Svenska Kyrkan, 9, rue Médéric, 75017, Paris

1. Mötets öppnande
Ordföranden, Ann Winstanley, hälsade alla medlemmar välkomna och förklarade årsstämman öppnad. Ann bad också att verksamhetsberättelsen skulle få presenteras under Övriga frågor eftersom den punkten hade smugit sig bort från dagordningen. Detta godkändes.
För året nya medlemmar presenterades.
7 fullmakter hade inkommit vilka överlämnades till sekreteraren.

2. Fråga om mötets behöriga utlysande
Mötet förklarades behörligen utlyst.

3. Godkännande av dagordning
Mötet förklarade dagordningen godkänd med tillägg av verksamhetsberättelsen under punkt 13, Övriga frågor.

4. Val av justeringsman
Elisabet Ersman valdes enhälligt till justeringsman.

5. Årsredovisning och revisionsberättelse
Skattmästare , Pia Nordström, redovisade inkomster och utgifter enligt bokslut som delats ut till närvarande medlemmar för år 2006. Pia förklarade att årets negativa resultat till stor del berodde på minskat antal medlemmar, minskat antal annonser i tidningen vilket innebär att tidningen går med förlust samt utdelande av en donation på 1500 euros. Evenemangen har i stort sett betalat för sig själva. Pia talade också om att SICAV-fonderna per den 31.12.06 har ett orealiserat värde på drygt 5000€ per än i bokslutet angivet belopp.
Följande frågor och kommentarer gjordes i samband med årsredovisningen.
Finns möjlighet att sälja tidningen alt. betala extra för att få den? Av diskussionen framgick att mötet inte trodde det möjligt att få in nämnvärda intäkter genom dessa åtgärder. Majoriteten av närvarnade medlemmar tyckte dock att tidningen skulle hålla den höga standarden som den nu har. Möjligheten till sponsring av tidningen ansågs också föga trovärdig eftersom annonser redan är svåra att sälja.
Bör vi höja medlemsavgiften? Ann svarade att SWEA Paris redan har den högsta eller en av de högsta medlemsavgiften i regionen och en höjning skulle rimma dåligt med med årets kampanj för nyrekrytering av medlemmar.
Hur kan man använda Sicav-fonderna? Får man ta pengar från Sicav för att täcka förlusten? Pia förklarade att en försäljning av SICAV-fonden med direkt påföljande återinköp skulle visa ett positivt resultat men problemen kvarstår gällande sämre intäkter generellt.
Annika Stiernstedt läste upp revisionsberättelsen.

6. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
Mötet gav ansvarsfrihet för styrelsen.

7. Fastställande av årsavgift för 2007
Carin Brundin påpekade årtalet borde vara 2008. Efter kontroll har uppgiften ändrats till 2008.
Mötet fastställde årsavgiften för 2008 oförändrad till 53€. Nya medlemmar betalar 30€ under 2007 i ett försök att locka nya kvinnor in i föreningen. SWEA Paris ansvarar ensam för den reducerade avgiften och betalar ograverade avgifter till SWEA International och till MEMA.

8. Val av revisorer
Mötet valde Annika Stiernstedt som revisor. Eftersom Agneta Lomax avgår valdes Aila Tejle till suppleant.

9. Val av styrelse
Gunnela Strüwer valdes som ordförande till SWEA Paris och som ledamot till MEMAs regionstyrelse, omval 1 år
Pia Nordström , skattmästare omval 1 år
Margret Nelson, sekreterare nyval 1 år
Lena Berghman omval 2 år
Christina Gourlaouen omval 2 år
Maria Sanford nyval 2 år
Elisabeth Baum nyval 2 år

10. Val av valberedning
Valberedningen valdes enhälligt och består av:
Pia Nordström – sammankallande
Agneta Nordh
Eva Blomberg
Hélène Mjörndal
Ann Winstanley

11. Val av festkommité
Festkommitén valdes enhälligt och består av:
Monica Jayez – sammankallande
Lena Coppens Zell
Marit Hallerström
Ingmari Archambeaud
Pia Skeen
Kerstin Karlsson

12. Inkomna motioner
Inga motioner mottagna

13. Övriga frågor
Ann presenterade sin verksamhetsberättelse som också var utsänd med kallelsen till årsstämman.
Pia Nordström berättade att tema för jubileumsåret är Må Bra. Elisabet Ersman undrade när galamiddagen ska äga rum och Ann svarade att det istället för en stor gala blir flera evenemang med temat Må bra under året. Styrelsen hade undersökt möjligheten att ha en middag men funnit att dyra lokaler och svårigheter att få sponsorer till ett sådant arrangemang gjorde det hela svårt att organisera utan stora förluster. Dessutom är känslan inom SWEA att för att locka yngre medlemmar in i föreningen är det bättre att ha intressanta föreläsare och ’aktiva’ evenemang än en dyr middag. En fotoutställning med bilder från de 20 åren i Paris planeras till hösten. Flera välkända svenska personligheter har kontaktats för att se om de kan komma på besök. Styrelsen ville ej avslöja mer detaljer eftersom definitiva datum och föredragsämnen inte spikats.

Stämman efterlyste en versamhetsplan för 2007 vilket styrelsen anser är en omöjlighet förutom att ange att jubileumsåret ska arrangeras under temat Må Bra. Svårigheter att fastställa dautm med kända personligheter gör en dylik plan svårhanterlig och ger ofta upphov till besvikelser. Evenemang planerade både för fysisk och pyskisk stimulans utlovades då temat är brett och tillåter allsköns inmundigande av diverse aktivititeter. Evenemangen skall även annonseras utanför SWEA-sfären.
Affischer har tryckts upp för distribution, tillsammans med exemplar av tidningen, på alla tänkbara institutioner i ett försök att locka och nyrekrytera till vår organisation.

14. Dragning av lotteriet
Resebidraget på 500€ till ett region- eller världsmöte vanns av Agneta Nordh och det kan användas 2007 eller 2008.

15. Mötets avslutande
Mötet avslutades med avtackning av avgående styrelsemedlemmar och ordföranden tackade alla närvarande medlemmar för deras stöd och förklarade mötet avslutat.

Ann Winstanley Ordförande
Gunnela Edelstam Sekreterare
Elisabeth Ersman Justeringsman



Rapport från Regionmötet i Berlin Oktober 2006

Kära Paris-Sweor,
Nedan vill jag bara ge en liten sammanfattning av det som diskuterades och rapporterades på MEMAs regionmöte 2006 i Berlin.

Den 13-15 oktober 2006 samlades de tre europeiska regionerna till sina respective regionmöten i Berlin. De tre regionerna är VEMA, MEMA och OEMA och för de som inte redan vet kan jag tala om att EMA står för Europa, Mellanöstern och Afrika. V, M och O är respektive västra, mellersta och östra.
Runt omkring mötena ordnades trevliga utflykter och gemensamma middagar för alla som kommit till Berlin men för avdelningsordföranden var det ’business’ på fredagseftermiddagen med förmöten och hela lördagen med regionmöten.
I år var Agneta Nilsson (grundare), Siv Svensson, international ordförande (IO), Åsa-Lena Lööf (vice IO), Christina Molitéus (past president) närvarande och de ambulerade mellan de tre regionmötena. I MEMA var också Maud Vännman (f.d. regionordförande) närvarande.
Mötet öppnade klockan 10.00 med godkännande av sammankallande,dagordning och val av justerare. Därefter presenterade sig alla närvarande på mötet , inklusive åhörare.
MEMAs bokslut per 31/12/05 och per 30/06/06 godkändes och det beslutades att avdelningarna ska fortsätta att betala €1,50 till regionen, alltså ingen höjning.
Dessa pengar används alltså till regionens kostnader och dessutom avsätts €500 till en resefond som hjälper små avdelningar med små inkomster att betala AOs deltagande i regionmöten.
Medlemmarna i Finans- och Resefondskommittén består av Kristina Lehr (Berlin), Raija Peltonen (Luxemburg), Catarina Holmgren Mejri (Tunisien) skattmästare och Monica Hallworth regionordförande och ex officio.
Valberedningen har följande medlemmar; Ulrika Hardy (Örestad), Ann Winstanley (Paris) och Maud Vännman (Örestad). Monica kan inte hålla en post här eftersom hon är regionordförande.
En fråga som diskuterades och som hade tagits upp på förmötet av Rivieran och Paris var problemet med försäljning av en SWEA-medlems produkter vid ett evenemang eller utskick av massutskick om försäljning av produkter. Stadgarna säger att medlemmar ej får använda sitt medlemskap i kommersiellt syfte. Det påpekades att det kanske är dags att ’modernisera’ denna punkt i stadgarna för att locka yrkesarbetande och entreprenörer in i SWEA. Eftersom det råder en viss förvirring i de olika avdelningarna när det gäller detta beslutades det att AO Rivieran ska göra en sammanställning av frågor som uppstått så att utvecklingen kan dokumenteras och tas upp för mer diskussion och eventuell vidare vägledning från den internationella styrelsen.
Belgien förde upp frågan om hur avdelningarna kan stimulera medlemmar att anta styrelseposter. Den här punkten visade sig vara aktuell för alla avdelningar och i nästan alla fall trodde man att det beror på tidsbrist eftersom vissa poster är tidskrävande. Några förslag att reducera tidsfaktorn var t.ex att ha styrelsemöten per telefon en eller två gånger per år. Alla AO var enade att de önskar en reducering av antalet mail och rapporter att läsa och att medlemsregistreringen skulle kunna göras mer effektiv och elektronisk.
Detta är också en finansfråga i två av våra avdelningar, Israel och Tunisien. Avdelningarna är mycket små och kan inte få in intäkter att täcka AOs deltagande i region- och världsmöten. Tyvärr krävs det att de betalar en del av utgifterna ur egen kassa eftersom inte heller resefonden i regionen kan betala fulla kostnader. Som jag sade ovan är det regionens önskan att kunna bygga upp resefonden så att större del eller hela kostnaden skall kunna betalas ut till dessa avdelningar. Det får ju inte vara så att privata goda inkomster är en förutsättning att bli ordförande.
På frågan om varför det inte finns billiga hotellalternativ till världsmötet i Amsterdam 2007 förklarades att april är en mycket turistrik period (tulpanfälten blommar) i Holland, att det är svårt att hitta hotell och dessutom är trafiken mycket tät och det är svårt att förflytta sig från ett hotell till ett annat. Vill man själv boka ett hotell är det naturligtvis ingenting som hindrar.
Från International uppmanades alla avdelningar att försöka få tag i Kontakt-Sweor med syfte att samla svenskor i delar av ett land där ingen full SWEA-avdelning är etablerad.
Det rapporterades också att organisationen i internationella styrelsen har ändrats för att göra rapportering till ordföranden enklare.
Alla stipendier från International är nu på $10,000 per år.
Ny avdelning 2006 är Moskva men tyvärr måste Riga läggas ner pga för få medlemmar. En av anledningarna till minskat antal medlemmar är att fler och fler män veckopendlar mellan Riga och Sverige och alltså inte har familjer med sig.
Christina Moliteus berättade att SWEA nu är med i UDs krisbevakning. Det betyder att SWEA-styrelser står som kontakter i krissituationer i ett land.
Siv Svensson berättade att SWEAs nya hemsida ska vara i bruk senast vid tiden för VM i Amsterdam men kanske redan vid årsslutet. De avdelningar som så önskar kan sedan få använda samma hemsidemall till sina lokala hemsidor för att göra det enklare för chapters som inte har kunniga IT-Sweor att göra det här arbetet.
Siv Svensson informerade också att hon pga av personliga skäl avgår vid årsslutet efter ett år av sin mandatperiod på två. Åsa-Lena Lööf, nu vice-president, tar över 2007 för det sista året av perioden.
$100,000 har nu skickats till hjälpfonden till det svenska barnhemmet i Thailand. Ytterligare $300,000 ska sändas över tre år. Dessa pengar är donerade av avdelningar och privata Sweor.
15 rapporter från SWEAs Internationals kommittéer rapporterades och lades till handlingarna. Dessa finner ni på Sweakansliets hemsida.

Ann Winstanley
AO SWEA Paris